Linkerwoofer vond dit jaar voor de 15e maal plaats op de Antwerpse Linkeroever. Het festival, inmiddels een vaste waarde op de Belgische festival kalender, ontstond als een mini-festival met nog geen 500 bezoekers, georganiseerd door een kleine vriendengroep. Voor de editie van dit jaar, zetten niet minder dan 300 vrijwilligers hun schouders onder dit project. Zij zorgden ervoor dat ca. 15.000 bezoekers zorgeloos konden genieten van een leuke gezinsnamiddag, lekker eten en niet te vergeten fantastische optredens met op de achtergrond de Antwerpse skyline. De organisatie maakte daarbij voor de eerste keer gebruik van Microsoft Teams om de planning, opbouw, afbraak en communicatie vlot te laten verlopen.

In het kort...

Uitdaging

  • Aantal meetings en communicatiekanalen beperken in de voorbereiding
  • Werkbare planning maken voor het tweedaagse festival zelf
  • Opbouw en afbraak zo efficiënt mogelijk laten verlopen
  • Communicatie stroomlijnen tussen de verschillende coördinatoren en organiserende teams

Oplossing

  • Microsoft Teams

Resultaat

  • Minder meetings en efficiëntere communicatie in de voorbereiding
  • Een duidelijke, “evergreen” planning die de organisatie door opbouw, coördinatie en afbraak van het festival heeft geloodst
  • Uren tijdswinst bij opbouw en afbraak
  • Een kant-en-klaar draaiboek voor de volgende editie

Microsoft Teams helpt ons als team beter samen te werken door iedereen bij het planningsproces te betrekken. Iedereen kan de planning en bijhorende documenten raadplegen en bewerken. Iedereen draagt bij en is op elk moment, eender waar, mee met de laatste stand van zaken.

Ruben Eeckelaert
Linkerwoofer

Uitdaging: een festival met meer dan 300 vrijwilligers en 15.000 bezoekers efficiënt plannen en organiseren

Linkerwoofer is de laatste jaren flink gegroeid. Het festival is erg succesvol en dat betekent dat ook de organisatie – die volledig uit vrijwilligers bestaat – stilaan tegen een aantal logistieke en praktische limieten aanliep. Zoals efficiënt samenwerken bijvoorbeeld. “We hebben een kernteam van een paar mensen die gedurende het jaar bezig zijn met de voorbereiding van het festival. Naarmate de datum nadert, komen daar dan steeds meer vrijwilligers bij om alles in goede banen te leiden”, vertelt Ruben Eeckelaert, verantwoordelijke logistiek bij Linkerwoofer.

Efficiënter samenwerken

“Net omdat we met een groot team vrijwillige coördinatoren werken, zaten we met een aantal praktische struikelblokken: meetings moesten vaak na de werkuren, er werd gecommuniceerd via telefoon, sms, Whatsapp, e-mail, Facebook messenger, enz. Gevolg was dat dingen vaak moeilijk te vinden waren of vergeten werden. Idem voor het delen van bestanden: die stonden dan ergens lokaal, in Google Docs of op een of andere cloud drive, met als gevolg dat verschillende mensen vaak met verschillende versies werkten of informatie gewoon verloren ging. Daar moest verandering in komen. We wilden efficiënter kunnen samenwerken, maar wel op een gebruiksvriendelijke manier: niet elke vrijwilliger heeft immers evenveel ervaring met IT-tools.”

Eenvoudiger plannen

Een tweede uitdaging was de planning. Linkerwoofer maakte daarvoor gebruik van een uitgebreid Excel-document van meer dan 800 lijnen waarmee de voorbereiding, opbouw en afbraak in goede banen geleid werd. “Het heeft veel tijd gekost om die Excel te maken, maar als we eerlijk zijn hebben we hem nooit écht gebruikt”, geeft Ruben Eeckelaert toe. Vooral omdat hij niet overzichtelijk en praktisch was. Voor we dat Excel-bestand maakten, hebben we ook project management tools getest. Maar die waren vaak te uitgebreid of te beperkt voor onze specifieke noden. Wij wilden bovendien ook graag een geïntegreerd communicatiekanaal.”

Vlotter communiceren

Dat brengt ons bij de laatste uitdaging: communicatie. De verschillende communicatiekanalen die medewerkers van Linkerwoofer gebruikten, zorgden voor een moeilijk te beheren stroom van informatie. “Van sommige meetings of 1-on-1 gesprekken hadden we niet altijd alle informatie, zodat we die ook moeilijk konden delen met anderen. Gevolg was dat er veel communicatie verloren ging of net dubbel gedaan werd. Dat is op zich geen drama, maar je verliest er wel tijd mee. Samengevat zochten we vooral een manier om de organisatie van ons festival efficiënter en minder tijdsintensief te maken”, besluit Ruben Eeckelaert.

Linkerwoofer

Oplossing: MicrosoftTeams

Om al die uitdagingen aan te pakken stelde Arxus voor om vanaf de editie van 2019 gebruik te maken van Microsoft Teams. Daarmee kreeg Linkerwoofer een intuïtieve en eenvoudige oplossing om efficiënt te communiceren. Tegelijk zorgde de geïntegreerde Microsoft Planner ervoor dat de planning op een gebruiksvriendelijke manier opgezet én gebruikt kon worden door de vrijwilligers.

Ordenen met buckets

“Ik moet zeggen dat ik onder de indruk was van het gebruiksgemak van Microsoft Teams”, zegt Ruben Eeckelaert. “Op één namiddag tijd hadden we de verschillende kanalen en groepen opgezet zoals we wilden en waren we aan de slag met Microsoft Planner. Elk plan heeft een eigen bord waarop je taken in buckets kunt ordenen. Eens we wisten welke buckets we wilden, ging alles heel organisch: iedereen begon taken te maken en ze aan de juiste buckets en personen toe te wijzen. Onze Excel van meer dan 800 lijnen werd zo een overzichtelijk plan dat bovendien makkelijk door iedereen kon geraadpleegd én aangepast worden. En niet alleen op een pc, maar ook via de mobiele app. Ik moet je niet vertellen hoe handig dat is op een festivalterrein.”

Linkerwoofer Team

 

 

Resultaat: Minder meetings, uren tijdswinst, vlottere communicatie en een kant-en-klaar draaiboek voor de volgende editie

De evaluatie van Microsoft Teams na Linkerwoofer 2019 was uitermate positief. De voorbereiding was efficiënt verlopen en de opbouw en afbraak verliepen vlotter dan de jaren voordien. Het hele team was zonder uitzondering bijzonder positief over het gebruik van het platform.

Bye bye Excel

“In de voorbereiding merkten we al snel dat Microsoft Teams precies was wat we nodig hadden”, vertelt Ruben Eeckelaert. “In Microsoft Teams kunnen we vlot video calls opzetten, erg handig wanneer teamleden in het buitenland zaten voor hun werk. Bovendien kunnen we eenvoudig een verslagje, taken en ideeën centraal bewaren. De planner hielp ons om die 800 lijnen Excel in een veel overzichtelijkere planning te gieten die we ook effectief zijn gaan gebruiken. Teamleden konden de planning perfect raadplegen op hun telefoon en wisten zo wat ze moesten doen tegen wanneer.”

“De opbouw ging heel erg vlot, omdat taken op elkaar konden afgestemd worden. Vroeger had je de taak “leverancier X komt materiaal Y” leveren. Nu konden mensen op het festivalterrein meteen ook zien wat er geleverd moest worden, waar dat naartoe moest, enz. En dan afvinken wanneer dat gebeurd was natuurlijk. Het was de eerste keer dat we vier uur voor het openingsuur al klaar waren met de opbouw. Dat scheelt wel wat in stress (lacht). Idem voor de afbraak trouwens: ook die ging vlotter dan de jaren ervoor.”

Linkerwoofer Omgeving

Fun factor

Tijdens het festival zelf stond er in de coördinatieruimte een touch screen waarop permanent de planning getoond werd. Zo was er centraal een perfect zicht op de stand van zaken. “De grote verbetering zat vooral in de communicatie – alles via één kanaal – en de gebruiksvriendelijkheid van de planner”, aldus Ruben Eeckelaert. “Het opstellen van de planning in Microsoft Planner was super eenvoudig, iedereen kon de planning op elk moment van op elke plek raadplegen en aanvullen, en de “fun factor” is ook niet te onderschatten. De planning kwam echt tot leven en je kon het resultaat van ons harde werk in “real time” meevolgen, dat zorgde voor een leuke dynamiek in het team!”

Organische planning

Na het festival merkte de organisatie nog twee andere voordelen: “Het grootste voordeel achteraf is misschien wel dat de hele planning voortdurend organisch werd bijgestuurd. Er werden taken toegevoegd of weggelaten op basis van de situatie. Met als gevolg dat we na het festival een perfecte basis hebben voor de planning van de volgende editie. We gaan nog meer tijd winnen omdat we de huidige planning – die intussen al getest én geoptimaliseerd is – grotendeels kunnen hergebruiken.”

“Tweede voordeel is dat vrijwilligers regelmatig met nieuwe ideeën kwamen om het platform te gebruiken. Zo werden voor deze editie alle bonnetjes van aankopen gefotografeerd en centraal bewaard in een kanaal op Teams. Daardoor moesten we achteraf niet meer op zoek naar waar we die nu weer gelaten hadden. Dat heeft vooral onze boekhouder blij gemaakt denk ik (lacht).”

Gerelateerde Cases

Van Moer kiest voor schaalbaarheid met Office 365

Ooit zat Jo Van Moer zelf achter het stuur van een vrachtwagen. Zo legde hij de basis van de huidige logistieke groep. Als ondernemer focust Van Moer op groei. De performante en makkelijk schaalbare ICT-omgeving die daar bijhoort, vond Van Moer bij Arxus.