23 / 04 / 2024
Telefoneren in de cloud is vandaag erg aantrekkelijk voor zowel grotere als kleinere bedrijven. De eenvoudige installatie, het kostenplaatje en de schaalbaarheid van cloud telefonie maken dat bedrijven twee keer nadenken over hun klassieke telefooncentrale. Maar hoe groot zijn de verschillen? De traditionele telefooncentrale versus telefoneren in de cloud: de ultieme vergelijking.
Voor we die vergelijking maken, moeten we natuurlijk eerst even de beide oplossingen voorstellen.
Een vaste telefooncentrale is een combinatie van hardware en software die zich on-premise (binnen je bedrijfsgebouwen) bevindt. De telefoons in je kantoren zijn allemaal via vaste lijnen (fysieke kabels dus) verbonden met de fysieke telefooncentrale. Het onderhoud, het beheer en de beveiliging van de centrale moeten op kantoor gebeuren.
De virtuele telefooncentrale bevindt zich uiteraard… in de cloud. Dat betekent dat je op kantoor geen hardware meer hebt staan. Je maakt gebruik van een virtuele telefooncentrale die via het internet aangeboden wordt door een cloud provider. Je telefoons (mobiel, vast) én andere toestellen (pc’s, laptops, enz.) kunnen allemaal op een eenvoudige manier gekoppeld worden aan die virtuele telefooncentrale.
We zetten vijf belangrijke vergelijkingspunten op een rij, met name installatie, beheer, dagelijks gebruik, kostenplaatje en beschikbaarheid.
Een vaste telefooncentrale installeren vraagt de nodige tijd en de hulp van een gespecialiseerde partner. Wanneer er nieuwe vestigingen bijkomen of verdwijnen, moet de centrale uitgebreid worden of moeten er zelfs afzonderlijke centrales voorzien worden. Bij een verhuis moet de telefooncentrale losgekoppeld worden en op de nieuwe locatie opnieuw geïnstalleerd worden.
Een cloudoplossing installeren neemt heel wat minder tijd in beslag. De schaalbaarheid zorgt ervoor dat nieuwe vestigingen en nieuwe gebruikers eenvoudig toegevoegd kunnen worden. Bij een verhuis volgt de virtuele centrale je gewoon, zonder dat er een nieuwe installatie nodig is.
Bij een vaste telefooncentrale zijn de hardware en de software jouw eigendom. Dat betekent dat je zelf instaat voor het onderhoud, het beheer en de updates, of dat je daar een gespecialiseerde partner voor moet inhuren. De telefooncentrale is ook een systeem op zich, wat betekent dat er weinig integratie is met de andere communicatiekanalen van je organisatie.
Bij cloud telefonie staat de cloud provider in voor het beheer van de software, het onderhoud en de updates. Het enige wat jij als klant moet doen is de instellingen op jouw maat afstemmen. Cloud telefonie laat ook toe om eenvoudig te integreren met andere communicatiemiddelen, zodat je echt over een unified communication oplossing beschikt.
Omdat een traditionele telefooncentrale afzonderlijke netwerken heeft voor spraak en data, zijn die functionaliteiten ook vaak gescheiden. Bij telefonie beperkt zich dat meestal tot basisfuncties, met een aantal extra’s zoals meeting rooms, call queues, enz.
Cloud telefonie verbindt alle toestellen binnen je organisatie. Dat betekent ook dat er heel wat meer mogelijkheden zijn. Denk bijvoorbeeld aan “find me, follow me” (bereikbaar op eender welk toestel), chat, file sharing, mobile apps, enz.
Bij de traditionele telefooncentrale heb je een grote investering in hardware en software vooraf en daarbij meestal ook een vaste kost per gebruiker. Het gaat dus vooral om Capital Expenses (CapEx). Daarnaast zijn er ook nog de terugkerende kosten voor onderhoud en beheer.
Aangezien alles virtueel gebeurt, zijn de set-up kosten voor een cloudoplossing beperkt. Daarnaast heb je een maandelijks abonnement per gebruiker, dat gebaseerd is op het verbruik. Hierbij gaat het dus om meer flexibele Operational Expenses (OpEx).
Verkopers van telefooncentrales zullen graag spelen op de “onbetrouwbaarheid” van cloud telefonie. Want als er geen internetverbinding is, ben je niet bereikbaar. Tegenover de klassieke centrale die over een ander netwerk werkt en altijd beschikbaar blijft.
Daar zijn vandaag heel wat kanttekeningen bij te maken, maar de belangrijkste is wel dat de beschikbaarheidspercentages van cloud services vandaag zo hoog liggen, dat dat verhaal al een hele tijd niet meer klopt. Oplossingen als Office 365, Salesforce en verschillende sociale media tonen dat 24/7 beschikbaarheid vandaag de regel is.
Onze conclusieWanneer je kijkt naar de investering en de beperkte flexibiliteit van de klassieke telefooncentrale, is cloud telefonie vandaag beter afgestemd op de noden van moderne bedrijven: makkelijk schaalbaar, afgestemd op reële zakelijke noden, een pay-as-you-use kostenplaatje en vooral een hoger gebruiksgemak, zowel voor gebruikers als beheerders.
Ben je overtuigd en wil je weten hoe cloud voice in de praktijk gebracht wordt?
Bekijk dan zeker een keer ons Arxus Cloud Voice aanbod!
