Digital skills en de digital skills gap zijn vandaag twee woorden die erg aanwezig zijn op de arbeidsmarkt. Zowel in het bedrijfsleven als op maatschappelijk niveau zijn digitale vaardigheden onontbeerlijk geworden. Jan Pintelon is manager bij Learnia, en een specialist in het aanleren van digital vaardigheden. Hij gaat dieper in op het thema.

Learnia is gespecialiseerd in het opleiden en begeleiden van werknemers, en doet dat in twee grote domeinen. Enerzijds is er software, dat zijn de digitale vaardigheden. Anderzijds heb je ook de persoonlijke vaardigheden, de soft skills. Software kan je zien als puur ‘knoppentraining’. Hoe moet je iets doen, waar moet je op klikken. Maar daarnaast hebben werknemers ook steeds meer persoonlijke vaardigheden nodig, zoals bijvoorbeeld timemanagement.

Digitale vaardigheden

Binnen de digitale vaardigheden zijn er drie verschillende soorten skills die werknemers vandaag nodig hebben. Je hebt eerst en vooral de basisvaardigheden zoals Microsoft Word, Excel of Powerpoint. Stel jezelf de vraag of iedereen in je organisatie deze wel bezit. De tweede soort, zijn de moderne tools zoals Sharepoint en Office 365 of Microsoft Teams. Het gaat dan over modern documentenbeheer of de nieuwe manier van online samenwerken. Je automatiseert enkele processen, maar je werknemers beslissen zelf wanneer en hoe ze de tools willen gebruiken. Tenslotte zijn er de digitale tools die elk bedrijf intern heeft. Denk aan een ERP, CRM of project managementtool. Vaak wordt hiervoor een opleiding gegeven omdat deze tools in het DNA van het bedrijf zitten. Doordat de interne focus vaak eerst op dit deel gelegd wordt, dreigen de eerste twee vaardigheden wel eens vergeten te worden.

Merk je dat je werknemers hulp kunnen gebruiken bij het aanleren van bepaalde vaardigheden, dan kan je opleidingen voorzien. Voor je daarmee begint, denk je best eerst na over je opleidingsstrategie. Je zou die kunnen koppelen aan je bedrijfsdoelstellingen. Waar wil je naartoe met je bedrijf? Welke roadmap zet je hier best tegenover? Leg ook zeker enkele doelstellingen voor de toekomst vast, zodat je later je vooruitgang kan meten.

Leermomenten

De volgende stap is om de verschillende leermomenten door te nemen, en te bekijken welke het best bij je bedrijf en je werknemers passen. Er zijn in totaal vijf leermomenten:

1. Je bedrijf introduceert een nieuwe tool op de werkvloer. Die tool is nieuw voor iedereen, en alle werknemers zullen dus allemaal een opleiding nodig hebben.
2. Een tweede leermoment heeft betrekking op een reeds bestaande tool in je organisatie. Het kan zijn dat bepaalde werknemers zich extra willen verdiepen in hoe de tool werkt, of dat ze zich erin moeten verdiepen omwille van hun functie. Dit leermoment is dus specifieker en gedetailleerder dan het eerste.
3. Daarnaast heb je nog mensen die ooit wel een opleiding hebben gehad over een bepaalde tool, maar door omstandigheden die tool amper hebben gebruikt en vergeten zijn hoe alles werkt. Zij hebben enkel nood aan een soort van opfrissing van hun kennis. Dit leermoment zal zich enkel richten op specifieke vragen.
4. Je kan ook een tool hebben die in de loop van de tijd verandert door middel van updates zoals bijvoorbeeld Office 365. De look & feel van de applicatie is aangepast waardoor sommige functionaliteiten plots anders werken, of er anders uitzien. Maar je werknemers kennen wel al de grote lijnen van de applicatie. Hier heb je een korte introductie nodig tot de nieuwe functies, maar de basis blijft dezelfde.
5. Tenslotte kan er ook iets misgaan tijdens het gebruik van je applicatie. Werknemers stellen zich dan al snel de vraag of zij iets mis hebben gedaan, of dat er iets fout is met de applicatie zelf. Voor dit laatste leermoment doe je wellicht beroep op een digicoach of iemand van je IT-team.
   

Kennisplatform en digicoaches

Na het vastleggen van de verschillende leermomenten, is het tijd om te kijken naar de noden binnen je bedrijf en hoe je die gaat aanpakken. Hoe wil je online samenwerken, welke tools heb je nodig, en welke afspraken wil je hierrond maken? Vervolgens bekijk je hoe digitaal matuur je werknemers zijn.

Digitaal mature werknemers hebben vaak genoeg aan een webinar of lunchsessie om nieuwe tools aan te leren. Digital natives kan je bereiken via een kennisplatform met duidelijke stappenplannen en instructievideo’s. Digibeten hebben dan weer meer nood aan fysieke opleidingen in combinatie met een uitgebreider kennisplatform. Je platform kan je meteen ook aanpassen aan de interne governance van je bedrijf. Het wordt als het ware een digitale werkplek waar je werknemers alle informatie over je organisatie te weten komen.

Meer complexe vragen kan je niet in een stappenplan gooien. We raden dan aan om een digicoach te installeren. Dat kan één persoon zijn, maar evengoed een team van interne ambassadeurs of key users die hun collega’s willen helpen. Dan kan je het kennisplatform ook gebruiken als een soort van boekingsprogramma om afspraken vast te leggen met de digicoach.

LEAP-methode

Bij Learnia helpen we bedrijven aan de hand van de LEAP-methode: Learn, Envision, Apply en Persist. Leer als bedrijf stil te staan bij je doelstellingen en vertaal die in je opleidingsplan. Maak je plan concreet via een communicatie- of trainingsplan tijdens de Envision-fase. In de volgende stap ga je een afsprakenkader uitvoeren. Zorg hier dat je kennisplatform en digicoaches beschikbaar zijn, en wees op je hoede voor weerstand. In de Persist-fase blijf je de eerder gemaakte afspraken volhouden en ondersteunen. Ook hier komt je kennisplatform van pas. Als je bedrijf bepaalde doelstellingen heeft gesteld, is dit het punt om deze regelmatig te toetsen, zodat je bedrijf op koers blijft.

Bekijk de video of beluister de podcast