Xerius is een groep van organisaties die een ondernemingsloket, een sociaal verzekeringsfonds, een onderlinge verzekeringsvereniging en een erkende uitbetalingsactor van het groeipakket My Family (de vroegere kinderbijslag) beheren.
Het ondernemingsloket geeft bedrijven administratieve ondersteuning bij een start, wijziging of stopzetting. Het sociaal verzekeringsfonds beschermt en ondersteunt meer dan 175.000 zelfstandigen en bedrijfsleiders. De onderlinge verzekeringsvereniging is gespecialiseerd in aanvullende sociale verzekeringen voor zelfstandigen en My Family zorgt voor de uitbetaling van het startbedrag en het groeipakket voor gezinnen. De hoofdzetel van Xerius is in Antwerpen en de organisatie telt 370 medewerkers, waarvan 55 bij de IT-afdeling.
Die laatsten werden geconfronteerd met een infrastructuurpartner die besliste zijn datacenter af te bouwen. Xerius zag die beslissing als een opportuniteit om de bestaande infrastructuur grondig door te lichten. Het bedrijf nam Arxus onder de arm: niet om een kopie te creëren van het oude datacenter, maar om voor ieder stuk technologie de best passende oplossing te vinden, in de publieke of de private cloud.
Uitdaging
Oplossing
Resultaat
We denken altijd Azure first, maar zijn wel pragmatisch. Samen met Arxus en onze eigen IT-medewerkers beslissen we geval per geval wat de beste oplossing is, publieke of private cloud.
Dirk De BastICT Manager Xerius
De roots van Xerius liggen bij het Vlaams Economisch Verbond. De organisatie deelt die achtergrond met HR-dienstverlener SD Worx. Toen in de jaren tachtig de informatisering van bedrijfsadministratie opgang begon te maken, surfte Xerius mee op de IT-infrastructuur van SD Worx.
“We waren twee aparte, onafhankelijke organisaties, met elk hun eigen applicaties en softwareontwikkeling”, vertelt ICT-manager Dirk De Bast. “Alleen draaiden onze toepassingen op de infrastructuur van SD Worx. Het was een aanpak die voor een interessant schaalvoordeel zorgde.” Maar de tijden veranderen. Hardware maakt niet langer het verschil en bedrijven kiezen voor pistes waarbij ze het eigen datacenter afbouwen. “De tijd was rijp om naar een andere oplossing uit te kijken.” Het idee om een nieuw datacenter te bouwen en in eigen beheer te runnen, was daarbij nooit een ernstige optie. “Het was snel duidelijk dat we ook in de toekomst de infrastructuur aan een externe partner zouden overlaten”, legt Dirk De Bast uit.
In de oude opstelling draaide werkelijk alles van Xerius in het externe datacenter: applicatieservers, databases, websites, netwerk, telefonie, enz. “We hadden geen enkele eigen infrastructuur”, legt Dirk De Bast uit. Dat uitgangspunt zette Xerius aan om het infrastructuurvraagstuk echt ten gronde aan te pakken. “We wilden geen replica van het bestaande datacenter, geen lift and shift”, zegt Jan Vanhoof, technical lead bij Xerius. “Het hele project was voor ons de aanleiding om de hele infrastructuur te herbekijken en na te gaan welke oplossing het beste resultaat zou opleveren, zowel technisch als operationeel. Heel concreet hebben we samen met Arxus een roadmap uitgestippeld voor de private en publieke cloud.”
“Het interne client-netwerk, de verbindingen tussen de kantoren en noem maar op: we moesten echt alles herbekijken. Voor elk vraagstuk hebben we samen met Arxus de juiste afweging gemaakt”, vertelt Dirk De Bast.
Zo koos Xerius ervoor zijn telefonie te centraliseren in het datacenter van Arxus. Voor diverse webtoepassingen bleek het niet zinvol om een tussenstap via een private cloud te maken: die draaien intussen in de publieke cloud, via Microsoft Azure. De toepassing voor de uitbetaling van de kinderbijslag wilde Xerius dan weer liever niet in de publieke cloud neerzetten. “Net omdat het om een erg bedrijfskritische applicatie gaat, gaven we de voorkeur aan de private cloud via Arxus.”
Xerius hanteert vandaag Azure first als strategie. Nieuwe toepassingen krijgen per definitie onderdak bij Azure. “Toch kiezen we vooral voor een pragmatische benadering”, legt Jan Vanhoof uit. “De hybride aanpak vormt vandaag de beste oplossing.”
Concreet zorgde Arxus ervoor om in haar private cloud het benodigde serverpark te voorzien. Dat liet toe om het gebruik van het oude datacenter stap voor stap af te bouwen. Om de oefening compleet te maken kregen alle medewerkers meteen ook een nieuwe laptop, met daarop Windows 10 en toegang tot Microsoft Office 365. “De SharePoint-servers zijn overgezet naar de private cloud”, zegt Jan Vanhoof. “Maar ook dat verandert straks nog. Op de roadmap staan onder meer Microsoft Teams en OneDrive.”
Dankzij het gerealiseerde traject ligt er nu een basis waarop Xerius verder kan werken. “We hebben de controle over de infrastructuur weer in eigen handen”, zegt Dirk De Bast. “We zijn letterlijk in het oude datacenter gaan kijken wat er van ons was en hoe we dat daar konden weghalen. Nu die oefening achter de rug is, merken we dat de bedrijfszekerheid sterk is gestegen. We kunnen bovendien op een veel betere dienstverlening rekenen.” Tot nog toe lag de focus voornamelijk op het applicatielandschap, maar er staat de komende tijd nog meer op de agenda. “We willen stelselmatig het gebruik van oude technologieën afbouwen, ons disaster recovery plan versterken, enzovoort”, aldus Dirk De Bast. “Arxus volgt voor ons mee de technologische evoluties op en helpt ons de juiste volgende stappen te zetten.”
Xerius vergeleek het aanbod van een handvol partijen en selecteerde daarbij het voorstel van Arxus. “We zochten een bedrijf met een hands-on mentaliteit en dat van ondernemerschap getuigt, net zoals wijzelf. We wilden in de eerste plaats een partner, niet zomaar een leverancier”, zegt Jan Vanhoof. “We waren onmiddellijk gecharmeerd door Arxus, zowel door de technische oplossing als de gedreven mentaliteit van het bedrijf en zijn medewerkers.”